Privacyverklaring Zorg-IT
Wie zijn wij
Zorg-IT B.V. gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom we dat doen en welke rechten u heeft.
Verwerkingsverantwoordelijke is Zorg-IT B.V., Tolweg 52, 9655 PG Oud Annerveen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 63142759.
Contact over privacy: info@pharmtechnics.nl of 0598 - 85 68 88.
Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor we ze verzamelen.
| Doel | Gegevens | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|---|
| Offertes, overeenkomsten en facturatie | Naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, factuur- en betaalgegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| Technische intake, implementatie en ondersteuning (SLA) | Contactgegevens, meldingen en tickets, gegevens over de IT-omgeving, gebruikersnamen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Telefonisch contact, opname en transcriptie | Telefoonnummer, datum en tijd, opname en transcriptie van het gesprek, betrokken medewerker | Gerechtvaardigd belang (zie hieronder) |
| Wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht | Factuur- en administratiegegevens | Wettelijke verplichting |
| Contactformulier op de website | Naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw bericht | Gerechtvaardigd belang: het beantwoorden van uw vraag |
| Sollicitaties op onze vacatures | CV, motivatie, contactgegevens | Voorbereiding van een arbeidsovereenkomst. Langer bewaren alleen met uw toestemming |
| Relatiebeheer | Naam, organisatie, functie, e-mailadres | Gerechtvaardigd belang |
Gegevens van patiënten of cliënten. Bij werkzaamheden in de systemen van onze klanten kunnen wij in aanraking komen met gegevens van hun patiënten of cliënten. Wij verwerken die gegevens dan in opdracht van onze klant, als verwerker. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Voor die gegevens is de privacyverklaring van onze klant van toepassing, niet deze verklaring.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft. Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.
Opname en transcriptie van telefoongesprekken
Telefoongesprekken met Zorg-IT kunnen worden opgenomen en automatisch worden omgezet naar tekst. Dit maken wij bekend in het welkomstbericht voordat het gesprek begint.
Waarom. Wij leggen meldingen, afspraken en technische details nauwkeurig vast. Zo voorkomen we misverstanden, kunnen we storingen en vragen goed opvolgen en kunnen we onze dienstverlening verbeteren.
Grondslag. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een juiste en volledige vastlegging van klantcontact. Wij nemen niet alle gesprekken op, maar alleen gesprekken waarbij vastlegging van toegevoegde waarde is, zoals storingsmeldingen en intakes.
Hoe. De opname en transcriptie vinden plaats in ons telefoniesysteem van Xelion. De transcriptie wordt gemaakt met behulp van kunstmatige intelligentie. Een medewerker controleert de transcriptie waar die wordt gebruikt voor afspraken of opvolging.
Toegang. Alleen medewerkers die betrokken zijn bij de afhandeling van uw vraag hebben toegang tot opnames en transcripties.
Bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen het opnemen van uw gesprek door dit aan het begin van het gesprek aan onze medewerker te melden. U kunt ons ook altijd bereiken via info@pharmtechnics.nl of een ticket indienen via zorg-it.com. Zie verder "Uw rechten".
Medische gegevens. Wij vragen u om tijdens telefoongesprekken geen medische gegevens of gegevens van patiënten te noemen, tenzij dat echt nodig is voor de afhandeling van uw vraag.
Delen met derden en doorgifte buiten de EU
Wij delen uw gegevens alleen met derden als dat nodig is voor de uitvoering van onze diensten, als u daarvoor toestemming geeft of als de wet ons daartoe verplicht. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
| Verwerker | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Xelion B.V., via Smart2Cloud | Telefonie, gespreksopnames en transcriptie | Europa |
| Inserve | Ticketsysteem en registratie van meldingen | Nederland |
| SnelStart | Boekhouding en facturatie | Nederland |
| Microsoft 365 | E-mail en documenten | Europese Unie |
| NC-websites | Hosting van de website en het contactformulier | Nederland |
Wij streven ernaar uw gegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Is doorgifte buiten de EER toch nodig, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Bewaartermijnen en beveiliging
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zo lang als de wet voorschrijft.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gespreksopnames (audio) | 30 dagen na het gesprek |
| Transcripties van gesprekken | Tot 12 maanden na afsluiting van de melding of het ticket |
| Tickets en supportregistraties | Looptijd van de overeenkomst plus 2 jaar |
| Contract-, factuur- en administratiegegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Contactformulier | 1 jaar na afhandeling |
| Sollicitaties | 4 weken na afloop van de procedure, of 1 jaar met uw toestemming |
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen. Denk aan toegangsbeheer op basis van functie, tweestapsverificatie, versleutelde verbindingen en afspraken over geheimhouding met medewerkers. Onze telefonieleverancier Xelion is ISO 27001-gecertificeerd.
Uw rechten, klachten en wijzigingen
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken, waaronder opnames en transcripties van uw gesprekken.
- Correctie: u kunt onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
- Beperking: u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
- Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals het opnemen van gesprekken.
- Overdraagbaarheid: u kunt gegevens die u zelf heeft verstrekt in een gangbaar formaat ontvangen.
- Intrekken van toestemming: als u toestemming heeft gegeven, kunt u die altijd intrekken.
Stuur uw verzoek naar info@pharmtechnics.nl. Wij reageren binnen een maand. Wij kunnen u vragen u te identificeren, zodat wij gegevens niet aan de verkeerde persoon verstrekken.
Klachten. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen. Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op zorg-it.com/privacy. Deze versie is vastgesteld op 14 oktober 2026.